Politica generale sulla protezione dei dati personali

1 Premessa 

Il gruppo FRAIKIN attribuisce grande importanza al rispetto della privacy e alla protezione dei dati personali. 

La presente politica sulla protezione dei dati personali (di seguito “Politica Generale sulla Protezione dei Dati”) si applica a tutte le entità giuridiche del gruppo FRAIKIN e ha lo scopo di descrivere come ciascuna entità FRAIKIN (di seguito “FRAIKIN”) raccoglie e utilizza, in qualità di responsabile del trattamento dei dati personali perlenecessità della sua attività. 

2 Ambito di Applicazione 

La presente Politica Generale sulla Protezione dei Dati si applica a tutti i trattamenti di dati personali effettuati da FRAIKIN, in qualità di Responsabile del trattamento, all’interno dell’Unione europea, e si rivolge a: 

• clienti, fornitori e prestatori di servizi di FRAIKIN nell’ambito dell’esecuzione di contratti commerciali; 
• candidati che desiderano unirsi a FRAIKIN; 
• utenti dei siti internet ed extranet (area clienti) di FRAIKIN. 

3 Definizioni 

Nel contesto della presente Politica Generale sulla Protezione dei Dati, le seguenti definizioni si applicano: 

“Trattamento di dati personali” è un’operazione o un insieme organizzato di operazioni effettuate su dati personali (raccolta, strutturazione, conservazione, modifica, comunicazione…). 

“Dato personale” è un’informazione che permette di identificare un essere umano (persona fisica), direttamente (ad esempio nome/cognome) o indirettamente (ad esempio numero di telefono, numero di contratto, pseudonimo). 

“Interessato” è una persona che può essere identificata tramite i dati utilizzati nel contesto del trattamento di dati personali. 

“Responsabile del trattamento” è una persona fisica o giuridica che determina i mezzi e le finalità del trattamento. 

“Sottotitolare” è colui che effettua operazioni sui dati per conto del responsabile del trattamento, stipula un contratto con il responsabile del trattamento che gli affida determinati compiti e si assicura di disporre delle garanzie tecniche e organizzative che gli consentano di trattare i dati personali che gli vengono affidati conformemente alla normativa. 

“Destinatario” è la persona che riceve una comunicazione autorizzata dei dati personali. 

“GDPR” è il regolamento (UE) 2016/679 generale sulla protezione dei dati. 

4 Designazione di un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) 

Al fine di preservare la privacy e la protezione dei dati personali di tutti, il gruppo FRAIKIN ha designato presso i servizi della CNIL un “Responsabile della Protezione dei Dati” o “Data Protection Officer” (di seguito “DPO”). Questo svolge le sue funzioni in totale indipendenza e per l’insieme delle aziende francesi ed europee del gruppo FRAIKIN. 

Essendo l’azienda principale del gruppo FRAIKIN situata sul territorio francese, l’autorità francese è naturalmente designata come “unico sportello” in caso di richieste da parte di varie autorità locali nei territori europei di operatività del gruppo FRAIKIN. 

Il DPO del gruppo Fraikin ha designato in ogni entità del gruppo un corrispondente GDPR, un punto di contatto locale che facilita gli scambi con il DPO. 

Il DPO del gruppo è raggiungibile ai contatti indicati alla fine dell’articolo 12 della presente Politica (Diritto delle Persone Interessate). 

5 Impegno di Fraikin come responsabile del trattamento 

FRAIKIN è responsabile dei trattamenti effettuati nel contesto della sua attività e, in tale qualità, assume i seguenti impegni: 

• I dati personali vengono utilizzati esclusivamente per finalità esplicite, legittime e determinate in relazione alle diverse attività, come specificato ogni volta durante la raccolta di tali dati, in conformità all’articolo 5-b) del RGPD. 
• In applicazione del principio di minimizzazione, vengono raccolti e trattati solo i dati personali strettamente necessari. 
• I dati non vengono conservati oltre la durata necessaria per le operazioni per le quali sono stati raccolti, tenendo conto della natura delle operazioni e dei requisiti legali, contrattuali o altri. 
• FRAIKIN non comunica né cede i dati personali a terzi non autorizzati. 
• Quando un trattamento deve essere effettuato per conto di FRAIKIN da un subappaltatore, FRAKIN si assicura che quest’ultimo fornisca sufficienti garanzie per l’attuazione di misure tecniche e organizzative adeguate in modo che il trattamento soddisfi i requisiti del RGPD. 
• FRAIKIN adotta misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza proporzionato al rischio. 

All’interno di FRAIKIN, tutti i dipendenti sono sensibilizzati ai principi di protezione dei dati. Hanno accesso solo alle informazioni necessarie per svolgere le loro attività. 

6 Modalità di raccolta dei dati 

I casi di raccolta diretta: 

• Raccolta dei dati in caso di contatto (email, telefono, moduli di contatto, scambio di biglietti da visita); 
• Raccolta dei dati in caso di noleggio di veicoli (attraverso la stipula del contratto, tramite il dispositivo di telematica, in caso di incidente o danni); 
• Raccolta dei dati in caso di conclusione di un contratto con un fornitore o un fornitore di servizi; 
• Raccolta dei dati durante la navigazione sui siti web di Fraikin; 
• Raccolta dei dati in caso di iscrizione all’area clienti e ai relativi servizi; 
• Raccolta in caso di invio di candidature (email, posta, modulo di contatto) per un impiego o uno stage. 

I casi di raccolta indiretta: 

• Raccolta dei dati in caso di sponsorizzazione o nel caso di introduzione di affari. 

7 Dati Raccolti 

FRAIKIN si impegna a raccogliere e trattare solo dati personali rilevanti, appropriati, non eccessivi e strettamente necessari, e adottare tutte le misure necessarie affinché i vostri dati siano accurati, completi e, se necessario, aggiornati. 

FRAIKIN potrebbe essere chiamata a raccogliere e trattare i seguenti dati personali: 

Dati personali relativi a clienti e potenziali clienti: 

• Dati di identificazione e contatto: nome, cognome, posizione, indirizzo postale, indirizzo email, numero di telefono dei nostri contatti all’interno dell’azienda cliente; 
• Dati di identificazione e autenticazione, in particolare durante l’uso dell’area clienti; 
• Dati relativi al noleggio di veicoli: numero di patente di guida, numero di carta d’identità (la copia della carta d’identità o della patente di guida non verrà effettuata o conservata da FRAIKIN), data e luogo di nascita, dati relativi ad incidenti e danni, dati relativi a infrazioni, dati relativi all’uso dei cronotachigrafi e della telematica (geolocalizzazione, distanze percorse, dati di guida); 
• Dati relativi alla fatturazione e ai mezzi di pagamento (IBAN, numero di carta di credito, indirizzo di fatturazione, numero di fattura, indirizzo email dei destinatari delle fatture elettroniche, ecc.); 

Dati personali relativi a fornitori e prestatori di servizi: 

• Dati di identificazione e contatto: nome, cognome, posizione, indirizzo postale, indirizzo email, numero di telefono all’interno dell’azienda fornitrice o del fornitore di servizi; 

Dati relativi ai candidati che desiderano unirsi a FRAIKIN: 

• Dati di informazioni sulla candidatura: nome, cognome, indirizzo email (modulo) e, se del caso, tramite curriculum vitae, foto, data e luogo di nascita, sesso, nazionalità, numero di telefono; 
• Dati relativi a titoli di studio, percorsi professionali, motivazioni; 

Dati relativi agli utenti dei siti web e dell’extranet (area clienti): 

• Indirizzo IP; 
• Date, orari e luoghi di connessione ai siti web di FRAIKIN; 
• Cookie; 

Ogni altra informazione personale che fornite a FRAIKIN direttamente e volontariamente nell’ambito dell’uso dei siti, servizi e contratti che FRAIKIN potrebbe aver stipulato con voi. 

L’obbligatorietà delle informazioni che dovete fornire è generalmente segnalata al momento della raccolta dei dati nei moduli corrispondenti con un asterisco. L’omissione di una risposta o una risposta considerata anormale da parte di FRAIKIN potrebbe comportare il rifiuto da parte di FRAIKIN di prendere in considerazione la vostra richiesta. 

Vi impegnate a fornire a FRAIKIN dati personali che vi riguardano aggiornati, accurati, completi e non ambigui. 

8 Finalità della Raccolta e Basi Giuridiche 

FRAIKIN si impegna a raccogliere e trattare i vostri dati personali in modo leale e legittimo. 

I trattamenti effettuati da FRAIKIN perseguono finalità esplicite, legittime e determinate. 

I vostri dati possono essere trattati, in particolare, per le seguenti finalità: 

• Per gestire il rapporto commerciale tra FRAIKIN e i suoi clienti 

In questo contesto, la base giuridica del trattamento è l’esecuzione del contratto tra FRAIKIN e i suoi clienti; 

• Per ottimizzare la gestione della flotta e anticipare la manutenzione dei veicoli 

In questo contesto, la base giuridica del trattamento è l’interesse legittimo di FRAIKIN a offrire un servizio di monitoraggio del veicolo; 

• Per gestire il rapporto commerciale tra FRAIKIN e i suoi fornitori, fornitori di servizi e partner 

In questo contesto, la base giuridica del trattamento è l’esecuzione del contratto tra FRAIKIN e i suoi fornitori, fornitori di servizi e partner; 

• Per inviarvi informazioni commerciali su FRAIKIN 

In questo contesto, i trattamenti si basano sull’interesse legittimo di FRAIKIN, in particolare sul suo interesse economico a comunicarvi offerte e offrirvi servizi adatti; 

• Per analizzare la vostra navigazione sui siti web e migliorarne l’uso 

In questo contesto, la base giuridica del trattamento è l’interesse legittimo di FRAIKIN, in particolare il suo interesse economico a migliorare costantemente i suoi siti e i suoi servizi e a comprendere le vostre esigenze per soddisfare le vostre aspettative; e personalizzare l’esperienza del cliente 

• Per rispondere alle vostre domande e reclami 

In questo contesto, la base giuridica del trattamento è o l’esecuzione del contratto se la richiesta è legata al rapporto contrattuale tra FRAIKIN e voi, o l’interesse legittimo di FRAIKIN, in particolare il suo interesse economico a comunicare chiaramente con voi e a comprendere le vostre esigenze e le vostre aspettative; 

• Per seguire il vostro fascicolo di candidatura 

In questo contesto, la base giuridica è l’obbligo derivante dal Codice del Lavoro, articolo L1221-6, e necessario all’esecuzione delle misure precontrattuali e all’instaurazione del rapporto contrattuale tra FRAIKIN e i candidati a un impiego o a uno stage. 

9 Destinatari dei Dati Raccolti 

FRAIKIN comunica i vostri dati personali solo a destinatari autorizzati e specifici, conformemente alle disposizioni della normativa applicabile.  

FRAIKIN potrebbe fornire accesso ai vostri dati personali alle società del suo gruppo e ai suoi eventuali fornitori di servizi terzi, agendo come responsabili del trattamento, per eseguire servizi relativi ai servizi e alle applicazioni informatiche di FRAIKIN (in particolare servizi di hosting, archiviazione, analisi, elaborazione dati, gestione di basi di dati e manutenzione informatica). Questi fornitori terzi, che agiscono solo su istruzione di FRAIKIN, avranno accesso ai vostri dati personali solo per eseguire le finalità perseguite al momento della raccolta di tali dati e saranno vincolati agli stessi obblighi di sicurezza e riservatezza di FRAIKIN. 

Inoltre, i vostri dati personali potrebbero essere condivisi per i seguenti motivi: 

• Nel contesto di una fusione o acquisizione di tutto o parte di FRAIKIN da parte di un terzo, che accettate; 
• In risposta a un procedimento giudiziario o amministrativo di qualsiasi natura o a misure di applicazione della legge richieste dalle autorità competenti; 
• Per conformarsi ad obblighi legali, per proteggere i diritti e/o la sicurezza di un individuo, per proteggere i diritti e la proprietà di FRAIKIN, compresa la necessità di far rispettare la presente Politica sulla Protezione dei Dati e di prevenire problemi di frode, sicurezza o tecnici; 
• Per rispondere a obblighi legali di comunicazione alle autorità amministrative. 

FRAIKIN potrebbe anche condividere le vostre informazioni con terzi autorizzati che agiscono come titolari del loro proprio trattamento, come avvocati, revisori contabili, revisori esterni… 

10 Conservazione dei Dati 

FRAIKIN conserva i vostri dati personali per tutto il tempo necessario per raggiungere gli scopi per cui sono stati raccolti e trattati. Tuttavia, FRAIKIN potrebbe conservare i vostri dati personali per un periodo più lungo per conformarsi agli obblighi legali e, in particolare, ai termini di prescrizione applicabili. 

Per stabilire un adeguato periodo di conservazione dei dati, FRAIKIN utilizza in particolare i seguenti criteri: 

• I dati relativi alla gestione della relazione commerciale con i clienti e con i fornitori e prestatori di servizi di FRAIKIN sono conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale e quindi archiviati per un periodo conforme ai termini di prescrizione applicabili; 
• Quando avete acconsentito a ricevere prospezione commerciale, FRAIKIN conserva i vostri dati personali fino a quando non esprimete il desiderio di non ricevere più comunicazioni o per 3 anni dall’ultimo contatto con voi; 
• I dossier dei candidati possono essere conservati fino a 2 anni dall’ultimo contatto con i suddetti candidati, salvo consenso di questi ultimi per un periodo di conservazione più lungo; in tal caso, i dati sono archiviati in conformità con i termini di prescrizione applicabili. 

11 Sicurezza 

La sicurezza dei dati riguarda le misure adottate per proteggere i dati dai seguenti eventi: 

• La distruzione, la perdita, l’alterazione, la divulgazione non autorizzata di dati personali trasmessi, conservati o elaborati, l’accesso non autorizzato a tali dati, in modo accidentale o illecito; 

Per garantire la sicurezza dei dati personali, FRAIKIN e i suoi subappaltatori implementano adeguate misure tecniche e organizzative, tenendo conto dello stato delle conoscenze, dei costi, della natura, dell’ambito, del contesto e delle finalità del trattamento, al fine di garantire un livello di sicurezza adeguato ai rischi. 

In particolare, e ogni volta che necessario, sono state adottate le seguenti misure: 

• L’implementazione di mezzi per garantire la costante riservatezza, integrità, disponibilità e resilienza dei sistemi e dei trattamenti; 
• L’implementazione di mezzi per ripristinare la disponibilità dei dati personali e l’accesso ad essi in tempi adeguati in caso di incidente fisico o tecnico; 
• L’attuazione di una procedura volta a testare, analizzare e valutare regolarmente l’efficacia delle misure tecniche e organizzative per garantire la sicurezza dei trattamenti; 
• L’attuazione di misure per la sicurezza dei flussi e dello stoccaggio: FRAIKIN richiede a tutti i suoi subappaltatori l’uso di protocolli di rete sicuri durante lo scambio di informazioni su reti pubbliche. In particolare, tutti gli scambi di informazioni sulla rete FRAIKIN e con i suoi subappaltatori si basano su metodi di autenticazione basati sull’uso di certificati. Al fine di proteggere l’informazione, e a seconda della sensibilità, possono essere implementate misure crittografiche sugli spazi di archiviazione. L’accesso agli spazi di archiviazione è limitato in conformità alla politica di controllo degli accessi e è controllato da una procedura di accesso sicuro. Inoltre, vengono effettuate e testate regolarmente copie di backup in conformità a una politica di backup concordata tra FRAIKIN e i suoi subappaltatori. 

Di conseguenza, FRAIKIN e i suoi subappaltatori hanno implementato dispositivi adatti e conformi alle migliori pratiche e agli standard richiesti, al fine di garantire la protezione dei vostri dati personali. 

I siti web e gli extranet, così come tutte le applicazioni mobili offerte da FRAIKIN, sono sicuri, in particolare per i siti web attraverso un “protocollo di trasferimento ipertestuale sicuro” ogni volta che è necessario. 

Le pagine in cui vengono raccolti i vostri dati personali sono soggette a un ulteriore dispositivo di sicurezza rafforzata. 

12 Diritti delle persone interessate 

In conformità alla normativa applicabile sulla protezione dei dati personali, avete diritto a una serie di diritti riguardanti la raccolta e il trattamento dei vostri dati personali, tra cui: 

• Il diritto di essere informati: avete il diritto di essere informati in modo conciso, trasparente, comprensibile e facilmente accessibile su come vengono trattati i vostri dati personali. 
• Il diritto di accesso: avete il diritto di ottenere (i) la conferma che vengano o meno trattati dati personali che vi riguardano e, se lo sono, di ottenere (ii) l’accesso a tali dati e una copia degli stessi. 
• Il diritto di rettifica: avete il diritto di ottenere la rettifica dei dati personali che vi riguardano se sono inesatti. Avete anche il diritto di ottenere che i dati personali incompleti siano integrati, anche fornendo una dichiarazione aggiuntiva. 
• Il diritto all’oblio: in alcuni casi, avete il diritto di ottenere la cancellazione dei vostri dati personali. Tuttavia, questo diritto non è assoluto e FRAIKIN potrebbe avere ragioni legali o legittime per conservare tali dati. 
• Il diritto alla limitazione del trattamento: in alcuni casi, avete il diritto di ottenere la limitazione del trattamento dei vostri dati personali. 
• Il diritto alla portabilità: avete il diritto di ricevere i dati personali che vi riguardano e che avete fornito a FRAIKIN, in un formato strutturato, comunemente usato e leggibile da dispositivo automatico, e avete il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza ostacoli da parte di FRAIKIN. Questo diritto si applica solo quando il trattamento dei vostri dati personali si basa sul vostro consenso o sull’esecuzione di un contratto e tale trattamento è effettuato con mezzi automatizzati. 
• Il diritto di opposizione: avete il diritto di opporvi in qualsiasi momento, per motivi legati alla vostra situazione particolare, al trattamento dei dati personali che vi riguardano quando tale trattamento si basa sull’interesse legittimo di FRAIKIN. Tuttavia, FRAIKIN potrebbe avere motivi legittimi e imperativi per continuare il trattamento. Quando i vostri dati personali vengono trattati per scopi di marketing, avete il diritto di opporvi in qualsiasi momento al trattamento di tali dati. Potete esercitare questo diritto facendo clic sul link “disiscriviti” disponibile in fondo ai messaggi ricevuti. 
• Il diritto di presentare reclamo all’autorità di controllo: avete il diritto di contattare un’autorità di controllo (come la CNIL in Francia) per presentare un reclamo sulle pratiche relative alla protezione dei dati personali di FRAIKIN. 
• Il diritto di dare istruzioni sull’uso dei dati dopo la morte (questo diritto è applicabile in Francia): avete il diritto di fornire a FRAIKIN istruzioni sull’uso dei vostri dati personali dopo la vostra morte. 

La persona interessata può anche opporsi, per motivi legittimi, al trattamento, alla diffusione, alla trasmissione, alla conservazione o all’archiviazione dei dati che la riguardano. 

Per ulteriori informazioni sul significato dei diritti, la CNIL ha creato una sezione dedicata alla comprensione dei diritti: https://www.cnil.fr/fr/comprendre-vos-droits. 

Per esercitare i diritti, la persona interessata può contattare il responsabile della protezione dei dati di FRAIKIN (DPO). 

Il DPO è raggiungibile ai seguenti recapiti: 

• Via email: dpo@fraikin.com 
• Via posta: 

Protezione dei Dati Personali 

FRAIKIN 

9 Rue du Débarcadère 

CS 80037 

92707 COLOMBES Cedex 

Per facilitare le procedure e accelerare i tempi di risposta, FRAIKIN invita ogni persona interessata, al momento dell’invio di una richiesta di esercizio dei diritti, a: 

• Indicare quale/i diritto/i desidera esercitare, 
• Menzionare chiaramente i suoi nomi/cognomi/contatti a cui desidera ricevere risposte, 

In caso di dubbio sulla vostra identità, il DPO FRAIKIN potrebbe chiedervi una copia di un documento d’identità. Questa copia verrà conservata per il tempo necessario alla verifica della vostra identità, che non potrà superare i 30 giorni. 

FRAIKIN si impegna a rispondervi entro un (1) mese dalla ricezione della richiesta di esercizio dei vostri diritti o entro tre (3) mesi in caso di richiesta complessa. 

Se non ricevete una risposta entro il termine stabilito o se la risposta che ricevete non vi soddisfa, avete il diritto di presentare il vostro reclamo o denuncia all’autorità di protezione dei dati, ossia la CNIL tramite il link: https://cnil.fr/fr/plaintes o tramite posta all’indirizzo: 2 Place de Fontenoy 75007 Parigi. 

13 Trasferimento dei dati 

Per quanto possibile, FRAIKIN non effettua trasferimenti di dati personali al di fuori dell’Unione europea. 

Quando i trasferimenti di dati personali al di fuori dell’Unione europea risultano necessari per l’erogazione dei servizi offerti da FRAIKIN, quest’ultima si impegna ad adottare tutte le misure necessarie per garantire la protezione dei vostri dati personali sulla base di adeguate garanzie (in particolare le clausole contrattuali standard). 

14 Cookies 

Vi informiamo che durante le vostre visite sui siti web e nell’extranet (area clienti) di FRAIKIN, possono essere memorizzati o recuperati dati dal vostro browser sotto forma di cookie. Queste informazioni possono riguardare voi, le vostre preferenze o il vostro dispositivo e sono principalmente utilizzate per garantire il corretto funzionamento dei siti web e dell’area clienti di FRAIKIN. 

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La durata dei cookie che utilizziamo non supererà i 13 mesi. 

 

15 Monitoraggio della Politica Generale di Protezione dei Dati 

Questa politica, accessibile a tutti sui siti web delle aziende del Gruppo FRAIKIN, viene regolarmente aggiornata per tenere conto delle evoluzioni legislative e regolamentari, nonché di eventuali cambiamenti nell’organizzazione del Gruppo FRAIKIN o nelle offerte, prodotti e servizi proposti. Vi invitiamo a consultarla regolarmente. 

Politica Generale di Protezione dei Dati Personali aggiornata il 25 aprile 2023.